| GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM HỌC VIỆN PHẬT GIÁO VIỆT NAM TẠI TP.HCM ************************************************************* QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH Người biên soạn: TS. Trương Quang Dũng THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2011 |
PHẦN 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ
I. QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ
1. Khái niệm quản trị
- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường.
- Quản trị là những hoạt động phát sinh từ sự tập hợp của nhiều người, một cách có ý thức để hoàn thành những mục tiêu chung.
2. Đặc điểm của quản trị
- Đối tượng tác động chủ yếu của quản trị là con người.
- Mục tiêu thường đòi hỏi phải đạt hiệu quả cao.
- Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.
+ Tính khoa học: quản trị phải dựa trên các quy luật khách quan (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội); dựa trên các nguyên tắc quản trị và sử dụng các kỹ thuật quản trị.
+ Tính nghệ thuật: biểu hiện trong một số lĩnh vực như nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật giải quyết các khó khăn, nghệ thuật giao tiếp, phê bình, sử dụng thời gian...
3. Quản trị cơ sở kinh doanh và quản trị cơ quan hành chính
Đối với các cơ sở kinh doanh, lợi nhuận được dùng để đo lường thành quả thì đối với các cơ quan hành chính rất khó để đo lường thành quả hoạt động. Vì vậy, các mục tiêu, quy chế, quy định… thường được sử dụng để quản trị các cơ quan hành chính.
4. Chức năng quản trị
Chức năng quản trị là một hoạt động quản trị, được tách riêng ra trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị. Hiện nay theo các sách giáo khoa về quản trị thì có 4 chức năng quản trị chủ yếu: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra.
5. Nhà quản trị
5.1. Khái niệm: nhà quản trị là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm tra hoạt động của những người khác. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.
5.2. Các cấp quản trị. Các nhà quản trị thường chia thành 3 cấp:
- Nhà quản trị cấp cao: là các nhà quản trị hoạt động ở cấp cao nhất trong tổ chức. Nhiệm vụ của họ là lập và tổ chức thực hiện các quyết định chiến lược, phát triển và duy trì tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Các chức danh của họ thường là chủ tịch, giám đốc, hiệu trưởng……
- Nhà quản trị cấp trung: ở dưới quyền các nhà quản lý cấp cao. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện các kế hoạch, phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung. Các chức danh của họ thường là trưởng phòng, trưởng ban….
- Nhà quản trị cấp thấp: ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên trong các công việc hàng ngày. Các chức danh của họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm….
5.3. Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị
Theo phân tích của Mahoney thì thời gian dành cho các chức năng của các cấp quản trị như sau:
| | HOẠCH ĐỊNH | TỔ CHỨC | ĐIỀU KHIỂN | KIỂM TRA |
| CẤP THẤP | 15% | 24% | 51% | 10% |
| CẤP TRUNG | 18% | 33% | 36% | 13% |
| CẤP CAO | 28% | 36% | 22% | 14% |
Bảng số liệu trên cho thấy, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp hơn một nhà quản trị cấp thấp và ngược lại.
5.4. Các kỹ năng của nhà quản trị
- Kỹ năng tư duy: Đây là kỹ năng quan trọng đối với nhà quản trị, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao. Kỹ năng này giúp nhà quản trị đề ra các chiến lược, chính sách đúng. Xác định đúng những vấn đề mấu chốt quyết định sự thành bại của tổ chức.
- Kỹ năng nhân sự: Là khả năng động viên con người. Kỹ năng này được thể hiện trong các công việc: quan hệ với người khác, phát hiện nhân tài, liên kết những tài năng, tạo ra môi trường thuận lợi cho sự cống hiến tốt nhất của người khác.... Đây là kỹ năng đòi hỏi bắt buộc đối với mọi nhà quản trị.
- Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn): Là khả năng cần thiết để thực hiện được một công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.
6. Các phương pháp quản trị
6.1. Phương pháp hành chính: là sự tác động trực tiếp vào đối tượng quản trị bằng các quyết định mang tính bắt buộc, đòi hỏi nhân viên phải chấp hành.
6.2. Phương pháp kinh tế: tác động vào đối tượng quản trị thông qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ.
6.3. Phương pháp giáo dục: là sự tác động vào nhận thức và tình cảm của nhân viên nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
7. Các nguyên tắc quản trị
7.1. Nguyên tắc tập trung dân chủ. Bảo đảm mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, càng mở rộng dân chủ thì yêu cầu tập trung thống nhất càng cao. Dân chủ quá mức đưa đến tự do vô chính phủ, tập trung quá mức dẫn đến tập trung quan liêu. Tập trung phải trên cơ sở dân chủ, dân chủ phải được thực hiện trên cơ sở tập trung.
7.2. Nguyên tắc sử dụng toàn diện các phương pháp quản trị. Theo nguyên tắc này cần kết hợp tốt phương pháp hành chính, kinh tế và giáo dục. Phải tùy theo đối tượng mà sử dụng tổng hợp và toàn diện các phương pháp quản trị với sự thay đổi liều lượng tác động một cách linh hoạt, phù hợp.
7.3. Nguyên tắc nắm bao quát, chú ý toàn diện, tập trung xử lý khâu yếu. Đây là nguyên tắc quy định phương pháp làm việc của nhà quản trị. Nhà quản trị phải nắm tình hình một cách bao quát, toàn diện không bỏ sót những chi tiết dù là rất nhỏ. Từ đó tìm ra các khâu xung yếu, các vấn đề then chốt, các công việc cấp bách để tập trung giải quyết có hiệu quả và dứt điểm.
8. Sự phát triển các lý thuyết quản trị
8.1. Lý thuyết cổ điển về quản trị
- Học thuyết F.W.Taylor. Nghiên cứu và phân tích quá trình vận động lao động của người sản xuất. Trên cơ sở đó đề ra một quy trình lao động hợp lý với năng suất và hiệu quả cao hơn. Đặc trưng nổi bất nhất của học thuyết Taylor là sự hợp lý hóa lao động, hay là tổ chức lao động khoa học. Một trong những hạn chế lớn nhất là học thuyết này thiếu nhân bản, đã coi con người như là một đinh ốc trong bộ máy.
- Học thuyết H.Ford. Sáng lập hệ thống sản xuất theo dây chuyền trên cơ sở chuyên môn hóa trong phân công lao động. Nhờ hệ thống này năng suất lao động tăng lên, thời gian đào tạo thợ mới giảm.
8.2. Trường phái quan hệ con người hay tâm lý xã hội.
Trường phái này nghiên cứu những động cơ tâm lý thuộc hành vi của con người trong quá trình sản xuất, trong quan hệ và tập thể. Đặc biệt là các vấn đề xung đột và hợp tác. Nói chung, là “những cái” mà trường phái cổ điển đã xem nhẹ hoặc bỏ qua. Lý luận quản trị của trường phái này được xây dựng chủ yếu vào những thành tựu của khoa học tâm lý. Tư tưởng của trường phái này được rất nhiều nước trên thế giới áp dụng, đặc biệt là ở Nhật. Đại diện của trường phái này là H.Munsrerberg, M.P.Follet và Elton Mayo, A. Maslow....
8.3. Trường phái kinh nghiệm. Trường phái này do những nhà quản trị có thâm niên và nhiều kinh nghiệm trong công tác quản trị đề xuất. Họ xây dựng cơ sở lý luận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn của mình. Chú trọng đến việc tổng kết kinh nghiệm của các nhà lãnh đạo lớn và truyền bá những kinh nghiệm này cho các tổ chức.
8.4. Lý thuyết định lượng về quản trị (Trường phái hiện đại). Nội dung chủ yếu của trường phái này nhấn mạnh đến phương pháp khoa học trong việc giải quyết các vấn đề quản lý, sử dụng các mô hình toán học, định lượng hóa các yếu tố có liên quan, áp dụng thống kê, khảo sát xã hội học, sử dụng máy tính điện tử làm công cụ.
8.5. Trường phái quản trị Nhật Bản
8.5.1. Thuyết Z của W.Ouchi. Ông cho rằng thái độ của người lao động tuỳ thuộc vào cách thức mà họ được đối xử. Nội dung cốt lõi của thuyết Z là cho công nhân làm việc suốt đời, xây dựng sự trung thành của thợ đối với chủ, tất cả họp thành một gia đình.
8.5.2. Lý thuyết KAIZEN của Masaakiimai. Cốt lõi của lý thuyết này là những cải tiến nhỏ, từng bước một. Ở Nhật công việc được cải tiến từng ngày thông qua phương pháp KAIZEN.
II. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
1. Khái niệm, nhiệm vụ của hoạch định
1.1. Khái niệm: Hoạch định là tất cả các công việc quản lý liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai.
1.2. Nhiệm vụ: Dự đoán, thiết lập tầm nhìn, mục tiêu trong từng giai đoạn.
2. Tại sao cần hoạch định
- Tăng khả năng đạt kết quả mong muốn.
- Giúp các nhà quản trị biết cách đạt mục tiêu.
- Phát triển tinh thần làm việc tập thể.
- Giúp nhà quản trị kiểm tra việc thực hiện mục tiêu.
3. Các loại hoạch định
- Hoạch định chiến lược: xác định mục tiêu trong một thời gian dài, đề ra các biện pháp lớn có tính định hướng.
- Hoạch định tác nghiệp: xác định mục tiêu ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả ở các lĩnh vực cụ thể nhất định.
4. Quá trình hoạch định
- Phân tích môi trường.
- Thiết lập tầm nhìn.
- Thiết lập mục tiêu.
- Xây dựng các kế hoạch thực hiện mục tiêu.
4.1. Phân tích môi trường
Môi trường của một tổ chức là tổng hợp những yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.
4.1.1. Môi trường bên ngoài
Môi trường bên ngoài bao gồm những yếu tố từ bên ngoài có ảnh hưởng khách quan đến hoạt động của tổ chức. Thường là các yếu tố:
- Kinh tế. Các yếu tố này tác động đến mỗi tổ chức một cách khác nhau nhưng chúng thường biểu hiện trên các mặt như nguồn kinh phí hoạt động, mức độ lạm phát, thất nghiệp, thu nhập của dân cư,..…..
- Chính trị. Bao gồm đường lối và chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp, các diễn biến chính trị trong nước, trong khu vực và trên thế giới …..
- Xã hội. Các yếu tố này thường biểu hiện trên các mặt như quan niệm về đạo đức, lối sống, phong tục, tập quán, trình độ văn hóa, dư luận xã hội...
- Công nghệ. Những tiến bộ khoa học công nghệ là cơ hội cho việc nâng cao hiệu quả của quản trị, chẳng hạn áp dụng công nghệ tin học trong quản trị…..
Việc phân tích môi trường bên ngoài sẽ giúp tổ chức phát triển được một danh mục các cơ hội môi trường có thể mang lại lợi ích cũng như các mối đe dọa (nguy cơ) cần tránh.
4.1.2. Môi trường bên trong (nội bộ)
Bao gồm những điều kiện hoàn cảnh bên trong của tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Thường là các yếu tố:
- Nhân lực. Đây là yếu tố quan trọng nhất vì cho dù mục tiêu được xây dựng hoàn chỉnh đến mức độ nào đi nữa mà không có những con người làm việc có chất lượng thì chiến lược đó cũng không thể mang lại hiệu quả cao. Khi nghiên cứu yếu tố này cần làm rõ các khía cạnh: cơ cấu nhân lực, phân bổ và sử dụng nhân lực, trình độ chuyên môn, khả năng đào tạo, …..
- Tài chính. Đây là yếu tố đặc biệt được các tổ chức quan tâm. Khi nghiên cứu yếu tố này cần xem xét các nội dung: khả năng nguồn tài chính so với yêu cầu nhiệm vụ, khả năng huy động nguồn tài chính, cách thức phân bổ nguồn tài chính ….
- Nền nếp của tổ chức. Là tổng hợp những kinh nghiệm, cá tính và bầu không khí của tổ chức. Khi nghiên cứu yếu tố này cần xem xét khả năng hoạt động độc lập của các cá nhân, mức độ hợp tác và đoàn kết, các tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, …..
Phân tích môi trường bên trong sẽ giúp tổ chức nhận thức rõ hơn các điểm mạnh cần phát huy và các điểm yếu cần hạn chế.
4.1.3. Công cụ phân tích môi trường
Để thuận tiện cho việc phân tích môi trường, có thể sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT. Mục đích của việc phân tích này là phối hợp các mặt mạnh, mặt yếu với các nguy cơ và cơ hội thích hợp.
MA TRẬN SWOT
| | NHỮNG CƠ HỘI Opportunities (O) 1……………………… 2………………………3……………………… ……………………….. | NHỮNG NGUY CƠ Threats (T) 1……………………… 2……………………… 3……………………………………………….. |
| NHỮNG ĐIỂM MẠNH Strenghs (S) 1………………………… 2………………………… 3……………………………………………………. | Phối hợp S/O | Phối hợp S/T |
| NHỮNG ĐIỂM YẾU Weaknesses (W) 1………………………… 2………………………… 3……………………………………………………. | Phối hợp W/O | Phối hợp W/T |
Để xây dựng ma trận SWOT trước tiên phải liệt kê các mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và nguy cơ. Sau đó tiến hành so sánh từng cặp tương ứng các yếu tố nói trên để tạo ra các cặp phối hợp logic. Quá trình này tạo ra 4 nhóm phối hợp cơ bản. Tương ứng với các nhóm này là các phương án cần xem xét.
- S/O: Sử dụng những điểm mạnh bên trong để tận dụng những cơ hội bên ngoài.
- S/T: Sử dụng những điểm mạnh bên trong để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe dọa bên ngoài.
- W/O: Cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài.
- W/T: Làm giảm đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe dọa với môi trường bên ngoài. Đây là phương án có tính chất phòng thủ.
Ngoài ra còn có thể phối hợp tổng hợp các yếu tố: S + O + W + T. Đó là tận dụng những điểm mạnh và khai thác các cơ hội để khắc phục các điểm yếu và hạn chế rủi ro.
4.2. Thiết lập tầm nhìn (sứ mạng)
Tâm nhìn là một tuyên bố có giá trị lâu dài về mục đích của tổ chức. Những tuyên bố như vậy cũng có thể được coi là những quan điểm hay định hướng hoạt động lâu dài của tổ chức.
Do tầm nhìn là một tuyên bố về thái độ nên nó thường được biểu hiện một cách trừu tượng. Tầm nhìn cần phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng và dễ hiểu. Khi viết tầm nhìn tổ chức cần dựa vào các cơ hội, nguy cơ và các điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức đã được xác định trong phần phân tích môi trường.
Ví dụ: Học viện X phấn đấu đến năm 2020 trở thành học viện có chất lượng hàng đầu trong khu vực.
4.3. Xác định mục tiêu
4.3.1. Mục tiêu là gì
Thuật ngữ mục tiêu được dùng để chỉ các kết quả cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu đạt được. Mục tiêu phải nhất quán với tầm nhìn và được cụ thể hóa thành những chỉ tiêu trong từng giai đoạn. Mục tiêu thường có hai loại dài hạn và ngắn hạn.
- Mục tiêu dài hạn: được đề ra cho một khoảng thời gian tương đối dài, thường là hơn 1 năm, đôi khi chúng cũng được xác lập cho một nhiệm kỳ hoạt động, chẳng hạn 5 năm. Ví dụ: cơ quan X đề ra mục tiêu: trong 5 năm tới sẽ tin học hóa toàn bộ hệ thống thông tin nội bộ qua mạng máy tính.
- Mục tiêu ngắn hạn: được đề ra cho một khoảng thời gian trong vòng 1 năm. Mục tiêu ngắn hạn thường hết sức cụ thể và phải nêu ra được các kết quả một cách chi tiết, thường được lập chung cho toàn tộ chức và các bộ phận chức năng.
4.3.2. Kỹ năng xây dựng mục tiêu
Căn cứ vào tình hình thực tế, khả năng thực hiện của tổ chức, lãnh đạo cấp cao phải xây dựng mục tiêu cho toàn tổ chức và lãnh đạo các bộ phận phải xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình. Khi xây dựng mục tiêu tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc SMART như sau:
- Mục tiêu phải cụ thể (Specific). Tức là phải chỉ rõ được mục tiêu liên quan đến những vấn đề gì, không nói một cách chung chung. Chẳng hạn mục tiêu “sẽ giúp đỡ người nghèo trong thành phố” là một mục tiêu không cụ thể. Chúng ta không biết được sẽ giúp người nghèo về vật chất hay về đào tạo nghề…. Và như vậy sẽ không thực hiện được trong thực tế.
- Mục tiêu phải đo lường được (Measurable). Tức là phải định lượng hóa kết quả cuối cùng cần đạt được bằng các chỉ tiêu có thể đánh giá. Đây là điều quan trọng vì về sau các mục tiêu đề ra là các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết quả đạt được. Mặt khác, mục tiêu được lượng hóa sẽ dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Ví dụ: UBND quận X đề ra chỉ tiêu: phấn đấu giảm số hộ nghèo của quận trong năm tới. Đây là mục tiêu không cụ thể vì nó không định lượng hóa được kết quả cuối cùng. Mục tiêu tốt hơn có thể là: phấn đấu giảm số hộ nghèo của quận trong năm tới xuống còn 3%.
- Mục tiêu phải có thể đạt được (Achievable). Nói chung mục tiêu đề ra yêu cầu phải có sự phấn đấu nhất định mới có thể thực hiện được. Tuy nhiên nếu đặt mục tiêu cao quá thì sẽ không có khả năng đạt được. Muốn biết mục tiêu đề ra có thực tế hay không cần phải tiến hành phân tích và dự báo một số dữ kiện về môi trường. Ví dụ: Trường đại học Z phấn đấu 100% giảng viên đổi mới phương pháp giảng dạy trong năm học tới. Mục tiêu này sẽ là không thực tế nếu như kinh phí trang bị các phương tiện giảng dạy trong năm tới không dược cấp.
- Mục tiêu phải nhất quán (Realicstic). Có nghĩa là việc thực hiện mục tiêu này không cản trở việc thực hiện mục tiêu khác. Ví dụ: cơ quan X đặt mục tiêu trong năm 2009:
+ 100% hồ sơ được sắp xếp lại theo trình tự và có danh mục.
+ Tiết kiệm 20% kinh phí mua sắm văn phòng phẩm.
Mục tiêu 100% hồ sơ được sắp xếp lại cho thấy cần phải mua sắm nhiều văn phòng phẩm như giá, cặp…… trong khi đó kinh phí mua sắm văn phòng phẩm lại được tiết kiệm 20%. Nếu không phân tích rõ tiết kiệm khoản nào, kinh phí cấp cho việc mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho việc sắp xếp lại hồ sơ là bao nhiêu thì có nguy cơ là 2 mục tiêu này không nhất quán với nhau.
- Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Time). Tức là phải chỉ rõ giới hạn thời gian thực hiện trong khoảng thời gian nào.
4.4. Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu
Sau khi đã xây dựng các mục tiêu, cần xây dựng cho mỗi mục tiêu một kế hoạch thực hiện. Việc xây dựng kế hoạch tùy thuộc tổ chức nhưng kế hoạch phải thể hiện được các nội dung chủ yếu: công việc cần làm, người chịu trách nhiệm, thời gian từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn tất, tình trạng thực hiện đến đâu.
Ví dụ:
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN MỤC TIÊU
100% hồ sơ được sắp xếp lại theo trình tự và có danh mục.
| S TT | NỘI DUNG CÔNG VIỆC | NGƯỜI THỰC HIỆN | THỜI GIAN | TÌNH TRẠNG | GHI CHÚ |
| 1 2 3 4 5 | Công bố kế hoạch thực hiện mục tiêu. Xây dựng cách thức sắp xếp hồ sơ. Chuẩn bị giá kê, bìa in sẵn, kẹp giấy…. Thực hiện sắp xếp Kiểm tra và đánh giá | Lãnh đạo văn phòng. Nhân viên thụ lý Nhân viên thụ lý Nhân viên thụ lý Lãnh đạo | Từ 15/3/09 đến 1/4/09 Từ 5/4/09 đến 15/5/09 Thường xuyên Từ 1/6/09 đến 1/11/09 3 tháng 1 lần | Đã thực hiện (R) | |
Trong kế hoạch có cột tình trạng. Cột này giúp nhà quản trị ghi nhớ thời hạn kiểm tra các công việc đề ra có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không.
III. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC.
1. Khái niệm: chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, bộ phận và bố trí mỗi bộ phận một người lãnh đạo với nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
2. Các yêu cầu và những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.
2.1. Các yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức quản trị tối ưu.
- Đảm bảo tính tối ưu.
- Đảm bảo tính linh hoạt hay khả năng thích nghi cao.
- Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động.
- Đảm bảo tính kinh tế.
2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị.
- Chiến lược và mục tiêu của tổ chức.
- Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức.
- Kỹ thuật và công nghệ sử dụng.
3. Ví dụ về cơ cấu tổ chức của một trường học
IV. CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN.
1. Khái niệm: Điều khiển là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, động viên những người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Điều khiển được hiểu là chỉ huy con người.
2. Động cơ và các lý thuyết động viên
2.1. Động cơ
Động cơ chỉ sức mạnh xảy ra ngay trong lòng người đó, thúc đẩy người đó hành động hướng tới một mục tiêu nhất định.
Nguyên tắc cơ bản trong QT: Hiệu quả làm việc = f (năng lực * động cơ)
Năng lực là khả năng làm việc của một người trong thực tế. Năng lực phụ thuộc vào kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, các mối quan hệ, hệ thống các giá trị.
2.2. Các lý thuyết động viên.
2.2.1. Lý thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow.
Trình tự sắp xếp nhu cầu của Abraham Maslow
 | |||
 | |||
Nhu cầu
|
|
|
|
cấp thấp
- Những nhu cầu cơ bản: ăn, uống, mặc, ở và những nhu cầu tồn tại khác.
- Những nhu cầu về an toàn và an ninh: an toàn, không bị đe dọa.
- Những nhu cầu XH: tình bạn, được xã hội chấp nhận…..
- Những nhu cầu tự trọng: tôn trọng và được người khác tôn trọng, địa vị...
- Những nhu cầu tự thể hiện: chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng tạo, hài hước...
Maslow chia các nhu cầu thành hai cấp: cấp cao và cấp thấp. Sự khác biệt giữa hai loại này là các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn chủ yếu từ bên ngoài, trong khi đó các nhu cầu cấp cao lại được thỏa mãn chủ yếu là từ nội tại của con người.
2.2.2. Lý thuyết hai nhân tố của Herzberg
Herzberg đã xây dựng thuyết động viên bằng cách liệt kê các nhân tố duy trì và các nhân tố động viên người lao động.
- Các nhân tố duy trì gồm: điều kiện làm việc, tiền lương, an toàn nghề nghiệp….
- Các nhân tố động viên gồm: thành tích, sự công nhận, sự tiến bộ…..
Theo Herzberg thì việc động viên nhân viên đòi hỏi phải giải quyết đồng thời cả 2 nhóm nhân tố duy trì và động viên, không thể chỉ chú trọng một nhóm nào cả.
2.2.3. Lý thuyết về sự công bằng
Giáo sư Stacy Adams – Đại học Carolina cho rằng công bằng là một động lực. Tuy nhiên cần lưu ý người lao động thường hay đánh giá công lao của mình cao hơn người khác và phần thưởng mình nhận được ít hơn người khác. Do đặc điểm này, nhà quản trị phải luôn luôn quan tâm tới nhận thức của người lao động về sự công bằng.
2.2.4. Lý thuyết của David Mc. Clelland. Cho rằng con người có 3 nhu cầu cơ bản:
- Nhu cầu thành tựu: người có nhu cầu thành tựu cao là người luôn muốn công việc được giải quyết tốt hơn. Họ muốn vượt qua các khó khăn, trở ngại và thích các công việc mang tính thách thức.
- Nhu cầu liên minh: người có nhu cầu này mạnh sẽ làm việc tốt ở những loại công việc tạo ra sự thân thiện và các quan hệ XH.
- Nhu cầu quyền lực: là nhu cầu kiểm soát và ảnh hưởng đến môi trường làm việc của người khác.
Ông cho rằng nhà quản trị thành công là những người có nhu cầu quyền lực mạnh nhất, kế đến là nhu cầu thành tựu và sau cùng là nhu cầu liên minh.
3. Lãnh đạo và các phẩm chất của người lãnh đạo
3.1. Lãnh đạo
Lãnh đạo là một nghệ thuật tác động vào con người sao cho họ không những chỉ tuân thủ các mệnh lệnh mà còn tự nguyện hăng hái làm việc.
3.2. Phẩm chất của người lãnh đạo
Stogdill tổng kết và đánh giá lần thứ 2 vào năm 1974 trên cơ sở n/c 163 đề tài và rút ra 13 phẩm chất chính của người lãnh đạo thành công như:
- Khả năng thích ứng.
- Am hiểu môi trường xã hội.
- Tham vọng và định hướng thành tựu.
- Quyết đoán.
- Có tinh thần hợp tác.
- Mạnh dạn.
- Đáng tin cậy. (chỗ dựa của nhân viên).
- Thống trị. (có khả năng ảnh hưởng đến người khác).
- Nghị lực.
- Kiên trì.
- Tự tin.
- Chịu đựng được sự căng thẳng.
- Sẵn sàng chịu trách nhiệm.
3.3. Phong cách lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo là cách thức theo đó người lãnh đạo cử xử đối với các nhân viên dưới quyền và phạm vi các vấn đề mà họ được phép ra quyết định. Theo Kurt Lewin có 3 phong cách lãnh đạo chủ yếu sau đây:
3.3.1. Phong cách độc đoán. Là phong cách trong đó người lãnh đạo sẽ trực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền.
- Đặc điểm: Cấp dưới chỉ được cấp trên cung cấp thông tin tối thiểu để thực hiện nhiệm vụ, các chỉ thị, mệnh lệnh được đề ra trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm của người lãnh đạo, thông tin 1 chiều từ trên xuống là chủ yếu, rất ít ở dưới lên.
- Ưu điểm: Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng kịp thời.
- Nhược điểm: Chủ quan, không phát huy được sáng tạo, kinh nghiệm của cấp dưới
3.3.2. Phong cách dân chủ. Là phong cách trong đó người lãnh đạo ra các quyết định trên cơ sở bàn bạc trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới.
- Đặc điểm: Thu hút người lao động tham gia vào công tác quản trị; người lãnh đạo chỉ giải quyết các vấn đề quan trọng, còn lại giao cho cấp dưới; thông tin 2 chiều: từ trên xuống và từ dưới lên. Các thành viên có quan hệ chặt chẽ với nhau.
- Ưu điểm: Khai thác được những sáng kiến, kinh nghiệm của những người dưới quyền, từ đó tạo ra sự thỏa mãn cho họ vì được thực hiện công việc do chính mình đề ra.
- Nhược điểm: Tốn kém thời gian, tiền bạc.
3.3.3. Phong cách tự do. Là phong cách trong đó người lãnh đạo cho phép người dưới quyền ra các quyết định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra quyết định.
- Đặc điểm: Người lãnh đạo rất ít tham gia vào hoạt động của tập thể, thường chỉ nêu ý tưởng rồi giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới; cấp dưới được tự do ra quyết định, được hành động theo cách mà họ cho là tốt nhất; thông tin theo chiều ngang là chủ yếu giữa các thành viên với nhau, từ lãnh đạo xuống rất ít.
- Ưu điểm: Phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dưới quyền.
- Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn vô chính phủ trong tổ chức.
3.4. Các căn cứ lựa chọn phong cách lãnh đạo
Không có một phong cách lãnh đạo nào là tốt nhất cho mọi tình huống. Thường người ta dựa vào một số yếu tố để lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu như sau:
- Đặc điểm của người dưới quyền: Trình độ và kinh nghiệm, tuổi tác, cá tính.....
- Đặc điểm của tổ chức: Loại tổ chức, sự tán đồng ý kiến của các thành viên…
- Phong cách của lãnh đạo cấp trên: độc đoán, dân chủ...
- Các tình huống cụ thể: bất ngờ, bất đồng nhóm, gây hoang mang…..
- Đặc điểm của nhà lãnh đạo: một trong 3 phong cách có 1 phong cách tự nhiên nhất đối với nhà lãnh đạo.
4. Ra quyết định
4.1. Các yêu cầu của quyết định quản trị
4.1.1. Khái niệm: Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm giải quyết vấn đề của một tổ chức.
4.1.2. Các yêu cầu của quyết định quản trị
- Phải có căn cứ khoa học.
- Phải bảo đảm tính thống nhất.
- Phải đúng thẩm quyền.
- Địa chỉ phải rõ ràng.
- Phải chỉ rõ thời gian thực hiện.
- Phải được đưa ra kịp thời.
4.2. Quy trình và các kiểu ra quyết định
4.2.1. Quy trình ra quyết định
Bước 1: Xác định vấn đề cần ra quyết định.
Bước 2: Xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phương án quyết định.
Bước 3: Xây dựng các phương án, giải pháp nhằm giải quyết vấn đề.
Bước 4: Đánh giá các phương án đã xây dựng.
Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu.
Bước 6: Ra quyết định.
4.2.2. Các kiểu ra quyết định
Victor Vroom và Philip Yeston đã phân biệt 5 kiểu ra quyêt định tiêu biểu như sau:
Kiểu 1: Nhà quản lý tự quyết định trên những thông tin họ có được.
Kiểu 2: Nhà quản lý thu thập những thông tin từ cấp dưới. Sau đó tự quyết định. Cấp dưới trong trường hợp này là nơi cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Kiểu 3: Nhà quản lý trao đổi với cấp dưới để nghe ý kiến mà không tập hợp họ lại. Sau đó ra quyết định. Quyết định có hoặc không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của cấp dưới.
Kiểu 4: Nhà quản lý trao đổi với tập thể để lấy ý kiến chung. Sau đó ra quyết định. Quyết định có hoặc không có các ý kiến đề nghị của tập thể trong đó.
Kiểu 5: Nhà quản lý trao đổi với tập thể, cùng nhau đề ra, thảo luận các giải pháp và cố gắng đạt được sự nhất trí chung. Nhà quản lý không tìm cách áp đặt với tập thể mà căn cứ vào ý kiến của tập thể để đưa ra quyết định.
Ưu nhược điểm của các mô hình ra quyết định.
| | ƯU ĐIỂM | NHƯỢC ĐIỂM |
| Kiểu 1 và 2 | - Thời gian ra quyết định ngắn. - Tiết kiệm chi phí, thời gian. | - Độc đoán, không tận dụng được suy nghĩ của người khác. |
| Kiểu 3,4 và 5 | - Tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của người khác. Đặc biệt cần nếu đó là vấn đề phức tạp và mang tính chiến lược. | - Tốn thời gian. - Khuynh hướng nhượng bộ, thỏa hiệp. - Trách nhiệm cá nhân không rõ. |
4.2.3. Những vấn đề cần lưu ý khi ra quyết định
- Quá tin tưởng ở kinh nghiệm của bản thân cũng như đánh giá nó quá cao.
- Quyết định mang tính thỏa hiệp và nhiều lúc bỏ qua những vấn đề chính của nó.
- Việc ra quyết định dựa trên những ấn tượng hoặc cảm xúc cá nhân.
- Quá cầu toàn trong việc ra quyết định.
- Ra quyết định khi lượng thông tin chưa đầy đủ, còn thiếu quá nhiều.
4.3. Quy trình thực hiện quyết định
Bước 1: Truyền đạt quyết định đến những bộ phận có trách nhiệm thi hành.
Bước 2: Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện quyết định.
Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh quyết định.
Bước 4: Tổng kết đánh giá và rút kinh nghiệm việc thực hiện quyết định.
V. CHỨC NĂNG KIỂM TRA
1. Khái niệm
Kiểm tra là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã được xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nghuyên nhân của sự sai lệch đó. Đồng thời đề ra một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục tiêu dự kiến.
2. Quy trình kiểm tra
- Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn.
- Bước 2: Đo lường thành quả.
- Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch.
3. Các nguyên tắc kiểm tra
- Kiểm tra phải được căn cứ trên kế hoạch hoạt động và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
- Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
- Kiểm tra phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu và quan trọng.
- Kiểm tra phải khách quan (tránh định kiến).
- Kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức (đặc biệt là đặc điểm văn hóa).
- Kiểm tra phải tiết kiệm.
- Kiểm tra phải đưa đến hành động.
Ví dụ về một phương pháp kiểm tra (dùng tham khảo).
Kế hoạch kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu
Người lập: Phó giám đốc Người duyệt: Giám đốc
Chuẩn mực kiểm tra: các kế hoạch. Ngày: 2 và 3 tháng 6/2009
| STT | Bộ phận được kiểm tra | Đại diện | Kiểm tra viên | Thời gian | Ghi chú |
| 1 | Ban lãnh đạo | Giám đốc | Ng văn A (T.nhóm) Lê Thị B (T.viên) | 8h – 11h 2/6/2009 | |
| 2 | Văn phòng | T. phòng | Ng Thị C (T.nhóm) Hoàng văn D (T.viên) | 14h – 17h 2/6/2009 | |
| 2 | Phòng hành chính | T. phòng | Ng Thị E (T.nhóm) Trần Văn F (T.viên) | 8h – 11h 3/6/2009 | |
| ……. | ……………………… | ……………… | …………………….. | …………….. | |
Lưu ý khi lựa chọn kiểm tra viên thì yêu cầu quan trọng nhất là khả năng độc lập, có nghĩa là các kiểm tra viên phải ở bộ phận khác với bộ phận được kiểm tra. Ngoài ra, các kiểm tra viên còn phải có các phẩm chất như: có năng lực và kinh nghiệm trong công việc, có tinh thần hợp tác và sẵn sàng giúp đỡ mọi người, khách quan và không định kiến, có khả năng giao tiếp và truyền đạt.
Khi kế hoạch kiểm tra đã hoàn chỉnh và sau khi các nhóm kiểm tra đã được tổ chức, người phụ trách kiểm tra sẽ thông báo trước cho bộ phận được kiểm tra về thời gian, trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm kiểm tra.
- Tiến hành kiểm tra.
Kiểm tra phải dựa trên những bằng chứng khách quan. Những khẳng định không có căn cứ, dư luận, tin đồn... không được coi là bằng chứng khách quan. Khi phát hiện một vấn đề không thực hiện đúng kế hoạch, kiểm tra viên phải xem xét bằng chứng khách quan cùng với bên được kiểm tra để đạt được sự nhất trí chung. Nhiều trường hợp xảy ra sự không nhất trí. Trong trường hợp này kiểm tra viên phải sử dụng bằng chứng khách quan để chứng minh cho phát hiện của mình.
- Báo cáo kiểm tra
Phải viết báo cáo kiểm tra trước khi kết thúc kiểm tra. Báo cáo kiểm tra thường chứa các nội dung liên quan đến cuộc kiểm tra. Để cho ngắn gọn, đồng nhất, báo cáo thường được lập đưới dạng biểu mẫu. Dưới dây là một mẫu tham khảo báo cáo kiểm tra.
BÁO CÁO KIỂM TRA TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Bộ phận được kiểm tra: Cơ quan X
Trưởng nhóm kiểm tra: NVX
Trưởng bộ phận được kiểm tra: LVC kiểm tra viên: NVY
Phạm vi đánh giá: kế hoạch Ngày: 2/6/2009
| TT | Điểm không hoàn thành kế hoạch (Đánh giá viên ghi) | Phân tích nguyên nhân | Hành động khắc phục (Bên được ĐG ghi) | Ngày dự kiến hoàn tất (Bên được ĐG ghi) | Ngày kiểm tra xác nhận (ĐG viên) | Ngày, ký tên (ĐG viên) |
| 1 | Chưa có bằng chứng cho thấy cơ quan X đã xây dựng cách thức sắp xếp hồ sơ cho từng loại hồ sơ | Chưa mời được chuyên gia hướng dẫn | Mời sớm chuyên gia hướng dẫn | 10/6/09 | 11/6/09 | 11/6/09 |
| .. | …………………………………… | …………………… | ……………………. | ………………. | ……………… | ……………. |
PHẦN II. CÁC VĂN BẢN THÔNG DỤNG TRONG MỘT TỒ CHỨC HÀNH CHÁNH
1. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong một số loại văn bản nhất định.
1.1. Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
1.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên của cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có). Tên của cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức, tên của cơ quan cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Giáo hội Phật giáo (GHPG). Ví dụ:
| GÍAO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM | UBND TỈNH X |
| HỌC VIỆN PHẬT GIÁO…. | HỘI KHUYẾN HỌC TỈNH |
1.3. Số, ký hiệu của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (trừ công văn) và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Quyết định của Học viện Phật giáo: Số: 09/QĐ-HVPG
1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Lưu ý phải viết đầy đủ ngày... tháng... năm...; đối với những số chỉ ngày, tháng nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước.
1.5. Trích yếu nội dung của văn bản
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
1.6. Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là nơi phản ánh các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc… được trình bày. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
1.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan;
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
+ Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
- Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký, phó tổng thư ký v.v.., không ghi lại tên cơ quan.
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
1.8. Dấu của cơ quan.
Dấu trên văn bản được đóng trên chữ ký, lệch về phía trái và chiếm khoảng từ 1/3 đến ½ chữ ký.
1.9. Nơi nhận.
Nơi nhận xác định những cơ quan và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để giám sát; xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ….
1.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
- Văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cơ quan hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn, mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.
- Văn bản được xác định độ mật theo ba mức: tuyệt mật, tối mật hoặc mật. Nếu văn bản cần thu hồi thì đóng dấu thu hồi. Cách thực hiện như mức độ khẩn.
1.11. Các thành phần thể thức khác
- Địa chỉ cơ quan, địa chỉ E-Mail, địa chỉ Website, số Tel, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...” có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự;
- Số trang: văn bản và phụ lục gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
2. Kỹ thuật trình bày.
2.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản.
- Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên mẫu in sẵn.
- Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
2.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản.
a) Quốc hiệu: được trình bày tại ô số 1.
- Dòng chữ trên: “CộNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
- Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 2.
- Tên cơ quan cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản: được trình bày tại ô số 3.
Số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 33/2008/NQ-HVPG; Số: 15/QĐ-HVPG; Số: 23/BC-HVPG.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 4.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Nha Trang, ngày 05 tháng 02 năm 2008
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản: được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
  |
| |
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan: được trình bày tại ô số 8.
i) Nơi nhận: được trình bày tại ô số 9a và 9b.
- Phần nơi nhận tại ô 9a (chỉ áp dụng đối với công văn) được trình bày như sau:
+ Từ “kính gửi” và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm. Nếu công văn gửi cho hai cơ quan hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
+ Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
- Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
- Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
PHỤ LỤC
Mẫu 1. Nghị quyết (Hội đồng ….).
  HỘI ĐỒNG …. ……….…… Số: /…../NQ-HĐ.. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...... ...., ngày tháng năm 20.... |
| | |
NGHỊ QUYẾT
…........................ (1) .............................
 |
HỘI ĐỒNG .. ..(1)..
KHOÁ... KỲ HỌP THỨ...(nếu có)
Căn cứ ………………………………………………………………………;
Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;
......................................................................................................................,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ............................................... (3).......................................................
Điều 2. ..........................................................................................................
Điều... ...........................................................................................................
..............................................................................................................................
Nghị quyết này đã được Hội đồng .......... .. Khoá .... kỳ họp thứ ..... thông qua.
| Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT, ...(4). A.XX (5). | CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A |
| | |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(2) Các căn cứ để ban hành nghị quyết.
(3) Nội dung của nghị quyết.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(5) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 2: Quyết định.
  TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN Số: …./QĐ-.....(1)... | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ......... ......., ngày tháng năm 20... |
| | |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ......................... (2) .............................
 |
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (3)
Căn cứ ................................................ (4) ......................................................;
........................................................................................................................;
Xét đề nghị của ..............................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ................................................ (5) .......................................................
...............................................................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................
...............................................................................................................................
Điều ... ...........................................................................................................
..............................................................................................................................
| Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT, ...(7). A.XX (8). | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (6) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A |
| | |
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành quyết định.
(2) Trích yếu nội dung quyết định.
(3) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc..., Viện trưởng Viện..., Chủ tịch...); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan đó (ví dụ: Ban thường vụ..., Hội đồng…, .).
(4) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ban thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 3: Quy chế, quy định (ban hành kèm theo quyết định)
 TÊN CQ CẤP TRÊNTÊN CƠ QUAN | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| | |
QUY CHẾ (QUY ĐỊNH)
.............................. (1) .............................
(Ban hành kèm theo Quyết định số ......./QĐ-..... ngày ... tháng ... năm 20... của ...........)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. ............................................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................
Điều .... ...........................................................................................................
Chương ....
............................................................
............................................................
Điều ... ............................................................................................................
Điều ... ...........................................................................................................
Chương ....
............................................................
............................................................
Điều ... ...........................................................................................................
Điều .... ........................................................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy định).
Mẫu 4 - Chỉ thị.
  TÊN CƠ QUAN Số: …../CT-.....(1)...... | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ......................., ngày tháng năm 200…….... |
| | |
CHỈ THỊ
......................... (2) .............................
 |
................................................ (3) ...................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................../.
| Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT, .... . | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A |
| | |
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành chỉ thị.
(2) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(3) Nội dung văn bản.
Mẫu 5: Công văn.
 TÊN CQ CẤP TRÊN  TÊN CƠ QUANSố: /...(1)...-...(2)... V/v …...…(3)……….. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc .......... ......., ngày tháng năm 20... |
| | |
| Kính gửi: | - ……………………….......…………; - ……………………….......…………; - …………………………......………. |
| | |
................................................ …....................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................./.
| Nơi nhận: - Như trên; - ................; - Lưu: VT, .... A.XX. | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A |
| | |
| Số …….. phố ............., quận ……….., Thành phố (tỉnh)…………. ĐT: (08) ………………….., Fax: (08) …………………… E-Mail: .............................. Website: …………………….. (nếu cần) |
| |
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn.
(2) Chữ viết tắt tên bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.
(3) Trích yếu nội dung công văn.
| |
Mẫu 6: Biên bản.
| TN CQ CẤP TRÊN TN CƠ QUAN Số: .../BB-...... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc .......... ......., ngày...tháng ... năm 20... |
| | |
•
•
• BIÊN BẢN
• Họp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
•
•
• - Thời gian họp : . . giờ . . . ngày . . . tháng . . . .năm . . . .
• - Địa điểm tại : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• - Thành phần tham dự : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• - Chủ toạ cuộc họp : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• - Thư ký cuộc họp : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• - Nội dung : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NỘI DUNG VÀ DIỄN BIẾN
• . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . ………………………………………………………………………………………………
• ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
• - Kết thúc: . . . . . . . .
•
•
• THƯ KÝ CHỦ TOẠ
| TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| | |
TÊN LOẠI VĂN BẢN (1)
............................ (2) .............................
(Ban hành (phê duyệt) kèm theo Quyết định số ............/QĐ-.....
ngày ... tháng ... năm 20... của ......…....)
ngày ... tháng ... năm 20... của ......…....)
|
................................................ (3) ...................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.......................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(2) Trích yếu nội dung văn bản.
(3) Nội dung văn bản.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. YÊU CẦU CƠ BẢN:
1. Tính khoa học.
- Nội dung không làm người đọc hiểu nhiều cách khác nhau.
- Các ý phải theo trình tự hợp lý.
- Không trùng ý, thừa ý hoặc lạc đề.
2. Tính đại chúng: Phù hợp với trình độ người đọc (đối tượng VB).
3. Tính khả thi: Thực thi được trong thực tế.
II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO.
1. Chuẩn bị:
- Xác định v/đ, mục đích của VB để giới hạn khuôn khổ v/đ cần giải quyết.
- Xác định đối tượng nhận VB (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới…) để xác định nội dung phù hợp chức năng nhiệm vụ và cách viết.
2. XD kết cấu, dàn ý.
- Mở đầu: nói rõ lý do, mục đích của v/đ đặt ra.
- Nội dung:
+ Căn cứ mục đích, lý do để xác định các ý chính. Mỗi ý chính viết 1 đọan VB.
+ Xin ý kiến lãnh đạo về các ý chính (nếu cần)
+ Xin ý kiến các bộ phận chuyên môn về các ý chính (nếu cần)
- Kết thúc: nhấn mạnh các ý chính cần được quan tâm.
3. Phác thảo: từ các ý chính để phác thảo VB.
4. Hòan chỉnh: Đối chiếu với mục đích, kiểm tra thể thức VB. Tổ chức hội thảo nếu cần (dự thảo).
III. KỸ THUẬT SOẠN THẢO. (để nâng cao chất lượng)
1. Diễn dạt nội dung bằng những luận cứ khoa học. Nên sử dụng số liệu minh họa để tăng tính thuyết phục. VD: 40kg không cấp bằng lái xe.
2. Viết rõ ràng.
- Luôn hướng vào người đọc, người thi hành VB. Tránh quá nhiều cũng như quá ít thông tin.
- Kỹ thuật trình bày:
+ Mỗi ý chính 1 đoạn nhưng lưu ý mối quan hệ giữa các đoạn. nếu nhiều đaọn nên có tiêu đề cho từng đoạn, co chữ khác nhau.
+ Câu: Chủ ngữ - Vị ngữ - bổ ngữ + mở rộng: tính từ, trạng ngữ….
+ Từ ngữ: quen thuộc, thông dụng.
+ Viết đúng chính tả. Lưu ý sử dụng các dấu . , ; : ? ….
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét